Vertragsbasis von EU-Projekten
Grant Agreement (Finanzhilfevereinbarung)
Consortium Agreement (Konsortialvertrag)
Grant Agreement (Finanzhilfevereinbarung)
Im Grant Agreement (GA) wird die Umsetzung des Forschungsprojektes vertraglich geregelt. Dabei müssen sowohl internationale als auch nationale Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes (ggf. auch des Landes, in dem das Projekt durchgeführt wird) beachtet werden. Durch die Festlegungen im Grant Agreement wird garantiert, dass allgemeine EU-Policies im Rahmen des Projektes umgesetzt bzw. eingehalten werden (Einhalten von Charter und Code beim Einstellen von Personal; Gleichstellung; Ethische Grundsätze; Strategie zum Geistigen Eigentum).
Das Grant Agreement umfasst folgende Bestandteile:
- Kernvereinbarung
- Anlagen:
In Horizont 2020 gibt es eine übergeordnete Musterfinanzhilfevereinbarung (General Model Grant Agreement), von der sich die Musterfinanzhilfevereinbarungen für die verschiedenen Förderprogramme (ERC, MSCA, KMU-Instrument, Contractual Partnerships, vorwettbewerbliche Aufträge u.a.) ableiten (s. Seitenbox "Musterfinanzhilfevereinbarungen").
Darüber hinaus wird das Grant Agreement je nach Ausschreibung und Förderinstrument durch den Einbau von bestimmten Optionen an die jeweils spezifischen Projektbedingungen angepasst.
Das General Model Grant Agreement liegt mit Kommentaren versehen, welche die einzelnen Paragraphen erläutern, im Portal der Europäischen Kommission vor:
Annotated Model Grant Agreement (Version 5.1 6.12.2018)
Consortium Agreement (Konsortialvertrag)
Für Multipartnerprojekte unter Horizont 2020 ist der Abschluss eines Consortium Agreements i.d.R. verpflichtend. Darin werden die Rechte und Pflichten der Projektpartner untereinander geregelt. Der Inhalt wird nicht durch die EU-Kommission kontrolliert. Sie ist kein Vertragspartner. Die Bestimmungen des Grant Agreements bleiben von den Regelungen des Konsortialvertrags unberührt.
Im Consortium Agreement können folgende Aspekte geregelt werden:
- Haftungsregelungen
- Regelungen zum Umgang mit Geistigem Eigentum (u.a. Angabe des Background, den jeder Partner in das Projekt einbringt; Gewährung von Zugangs- und/oder Nutzungsrechten; Übertragung von Rechten)
- Zahlungsregelungen
- Verpflichtungen zur Teilnahme an Projekttreffen
- Umgang mit säumigen Partnern - Benennung von wissenschaftlich/technischen/administrativen Verantwortlichen
- Aufgaben und Pflichten eines Lenkungsausschusses und/oder Beirats
- Entscheidungsfindungsprozesse inkl. Abstimmungsmodalitäten, Kommunikationsformen
- Regelungen zur Vertraulichkeit
Die Europäische Kommission hat einen Leitfaden für die Erstellung eines Konsortialvertrages veröffentlicht: Guidance: How to Draw up Your Consortium Agreement
Von der DESCA Core Group wurde für Projekte unter Horizont 2020 eine Mustervereinbarung (Model Consortium Agreement) erarbeitet.
Bitte wenden Sie sich vor Abschluss eines Konsortialvertrages an das jeweils für Sie zuständige EU-Büro. Die Mitarbeiter*innen vor Ort werden Sie bei der Vertragsvorbereitung unterstützen.
Abschluss des Grant Agreement
Die Vorbereitung sowie der Abschluss des Grant Agreements erfolgen jeweils online im Funding & Tender Opportunities Portal. Die rechtsverbindliche Unterschrift leistet der projektspezifische PLSIGN (der für die jeweilige Einrichtung zeichnungsberechtigte, dem Projekt zugeordnete LSIGN) im Portal.
Bevor das Grant Agreement unterschrieben werden kann, müssen die PLSIGNs der einzelnen Konsortialpartner die "Declaration of Honour" (DoH) ebenfalls elektronisch im Participant Portal unterzeichnen.
Nachdem der PLSIGN des Koordinators sowie die Europäische Kommission das Grant Agreement elektronisch signiert haben, treten die einzelnen Partner dem Vertrag bei. Hierzu unterschreiben die jeweiligen PLSIGNs der Partnereinrichtungen sowie der PLSIGN der koordinierenden Einrichtung das Formblatt A (Annex III) im Participant Portal. Dieses wird online an die Europäische Kommission versendet.
Hochschulintern sind folgende Schritte zu beachten:
Zunächst muss - veranlasst durch den Projektleiter - dem Projekt ein PLSIGN zugeordnet werden. Diese Auswahl erfolgt durch den Koordinator bzw. den Participant Contact (CoCo/PaCo) (z.B. Mitarbeiter*in EU-Büro) im Funding & Tender Opportunities Portal.
Die Prüfung der rechtlichen Verpflichtungen für die Universität/Hochschule, die sich aus der DoH und dem Betritt zum Grant Agreement sowie dem Konsortialvertrag ergeben, werden in Zusammenarbeit der Rechtsstelle und der Abteilung Finanzen, ggf. unter Mitwirkung der Patentassessoren und des Akademischen Auslandsamts oder der Forschungsreferent*innen, geprüft. Bitte räumen Sie den Beteiligten eine angemessene Zeit für ihre Arbeit ein. Es wird empfohlen, bereits im Zeitraum der Antragsplanung die EU-Referentin/den EU-Referenten bzw. das Akademische Auslandsamt hinzuzuziehen. Diese sind autorisiert, Sie in administrativen Fragen zu unterstützen.
Nach der rechtlichen Prüfung wird der PLSIGN beauftragt, die Dokumente zu unterzeichnen.
Vertragsänderung
Im Artikel 49 des Annotated Model Grant Agreements wird erklärt,
- wann Vertragsänderungen notwendig werden
- wie vorzugehen ist.
Die allgemeinen Darstellungen werden durch Beispiele veranschaulicht.