FAQ

In den Fakultäten und wiss. Einrichtungen:

• studentische Hilfskraft ohne Abschluss
• wissenschaftliche Hilfskraft mit Abschluss
• Einstellung als Tutor – ohne Abschluss oder als Masterstudent*in

In der zentralen und dezentralen Verwaltung sowie in den zentralen Bereichen oder im Prüfungsamt in den Fakultäten:

• studentische Aushilfskraft

Unterschiede und Gemeinsamkeiten der unterschiedlichen Beschäftigungsverhältnisse finden Sie hier.

Von geringfügiger Beschäftigung spricht man dann, wenn eine Person nicht mehr als 450 Euro im Monat verdient. Geringfügig Beschäftigte werden als Arbeitnehmer in Teilzeit behandelt und haben daher die gleichen Ansprüche wie Vollzeitbeschäftigte, wie z.B. auf bezahlten Urlaub oder Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Gem. § 6 WissZeitVG sind befristete Arbeitsverträge zur Erbringung wissenschaftlicher Hilfstätigkeiten mit Studierenden, die an einer deutschen Hochschule für ein Studium, das zu einem ersten oder einem weiteren berufsqualifizierenden Abschluss führt, eingeschrieben sind, bis zur Dauer von insgesamt sechs Jahren zulässig.

Dabei ist zu beachten, dass auch Tätigkeiten an anderen deutschen Hochschulen oder einer deutschen staatlichen, überwiegend staatlich oder institutionell geförderten Forschungseinrichtung (insbesondere Institute der Max-Planck-Gesellschaft, der Fraunhofer-Gesellschaft, Einrichtungen der Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher

Forschungszentren und Institute der sog. („Blauen Liste“) mit anzurechnen sind.

Da es unterschiedliche Einstellungsformen gibt, sind auf der 2. Seite der jeweiligen Einstellungsanträge die einzureichenden Unterlagen aufgelistet.

• Einstellung/ Weiterbeschäftigungen wissenschaftlicher oder studentischer  Hilfskräfte
• Einstellung / Weiterbeschäftigung studentischer Aushilfskräfte

Grundsätzlich gilt, dass in den jeweiligen Bereichen keine 2. Personalakte angelegt werden darf, d. h. nur im Dezernat Personalwesen dürfen Unterlagen wie z. Bsp. Geburtsurkunde und dergleichen aufbewahrt werden.

In den Bereichen dürfen zum Zwecke einer Prüfung folgende Unterlagen verwahrt werden:

• Kopie der Einstellungsanträge
• Kopie des Arbeitsvertrages
• Meldungen über Zahlungen (AP-Vordrucke)
• Arbeitszeitnachweise im Original (2 Jahre)

Es sollten möglichst volle Beschäftigungsmonate gebildet werden (Arbeitszeit in 10er-Schritten), da dies für die Abrechnung einfacher handhabbar ist. Für Teilmonate wird kein Urlaubsanspruch erworben. Es ist jedoch zulässig andere Vertragslaufzeiten festzulegen.

Prinzipiell sollen abgeschlossene Arbeitsverträge nicht geändert werden, dennoch kommt es immer wieder vor, dass ein Mehr- oder Minderbedarf besteht. Ausnahmen von der Regel bedürfen einer Genehmigung durch das Dezernat Personalwesen, hier ist eine schriftliche Begründung vorzuweisen. Eine Änderung kann immer erst ab dem Folgemonat erfolgen. Eine Hausmitteilung oder eine E-Mail des Vorgesetzten und Entscheidungsträgers an die Sachbearbeiterin im Dezernat Personalwesen genügt hierbei. Sie fertigt einen Änderungsvertrag an, der von beiden Vertragsparteien zu unterschreiben ist.

Wird während der Vertragslaufzeit ein Bachelor- oder Masterabschluss erworben, ist dies rechtzeitig (mit entsprechendem Nachweis) dem Dezernat für Personalwesen bekannt zu geben, so dass eine Änderung des Arbeitsverhältnisses vorgenommen werden kann. Die Sachbearbeiterin im zuständigen Bereich der Fakultät fertigt einen neuen Arbeitsvertrag an. Eine Änderung ist erst ab dem Folgemonat der Bekanntgabe möglich, rückwirkende Vertragsabschlüsse sind nicht zulässig.

Die Bezahlung ist davon abhängig, ob man sich im Bachelorstudiengang befindet oder in einem Masterstudiengang bzw. nach einem angeschlossenen Studium. In den hochschulöffentlichen Bekanntmachungen sind die jeweils aktuellen Stundensätze der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte hinterlegt.

Für eine studentische Aushilfskraft für Verwaltungsarbeiten muss eine Tätigkeitsdarstellung einschließlich Bewertung durchgeführt werden, um eine Zuordnung zu der einschlägigen Entgeltgruppe gewährleisten zu können. Es ist der TV-L auf die Arbeitsverhältnisse anzuwenden. Zudem besteht ggf. der Anspruch auf eine Jahressonderzahlung.

In Fällen der Arbeitsunfähigkeit muss unverzüglich der/die jeweilige Vorgesetzte informiert werden, ggf. telefonisch. Die Krankheit ist der/dem Vorgesetzten spätestens nach dem dritten Kalendertag durch eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachzuweisen.

Das Entgeltfortzahlungsgesetz gilt auch für studentische / wissenschaftliche Hilfskräfte. Ihnen wird bei Krankheit oder Unfall verursachten Arbeitsunfähigkeit die Vergütung für die Krankheitstage nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 616 BGB, Entgeltfortzahlungsgesetz) für 6 Wochen weitergezahlt.

Eintragung der Krankheitstage in der Arbeitszeiterfassung

Sind festgelegte Stunden an bestimmten Tagen vereinbart und die Hilfskraft ist an den Tagen krank, müssen die Stunden nicht nachgearbeitet werden. Es wird die Sollarbeitszeit des Tages auf dem Stundenzettel erfasst.

Wenn keine festen Arbeitszeiten festgelegt sind, kann zu einem späteren Zeitpunkt die Arbeit geleistet werden. Das ist Vereinbarungssache und beruht auf die Freiwilligkeit der Hilfskraft. Ansonsten wäre für den betreffenden Tag die durchschnittliche Arbeitszeit anzusetzen.

Wie jeder andere Arbeitnehmer hat man einen grundsätzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub. Allerdings erhalten studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, im Gegensatz zu den studentischen Aushilfskräften, nicht die im öffentlichen Dienst üblichen 30 Tage Urlaub im Jahr, sondern nur den durch das Bundesurlaubsgesetz garantierten Mindestanspruch von 20 Tagen im Jahr bei einer 5-Tage-Arbeitswoche.

Eine Erläuterung zum Urlaubsanspruch kann in der Dienstvereinbarung vom 19.08.2015 nachgelesen werden. Dort befinden sich auch die entsprechen Tabellen zur genauen Berechnung.

Bei Erstverträgen oder Unterbrechungen wird vom Dezernat Personalwesen ein Urlaubsschein erstellt, aus dem der Urlaubsanspruch für den jeweiligen Vertragszeitraum hervorgeht. Bei einer Verlängerung des Vertrags sind die Verantwortlichen der jeweiligen Institute oder Einrichtungen für die Berechnung des Urlaubs zuständig. Nach Möglichkeit sollen alle Ansprüche aus einem Vertrag am Vertragsende abgegolten sein. Ausnahmen bedürfen der vorherigen Absprache mit dem Vorgesetzten.

Die Eintragung des Urlaubs auf den Stundenzettel, erfolgt genau wie unter Punkt „Krankheit“.

Wie viele Stunden darf eine Hilfskraft für einen Feiertag aufschreiben, wenn er oder sie eine unregelmäßige Arbeitszeit hat? (z. Bsp. Feiertag fällt auf einen Montag, die Hilfskraft arbeitet mal montags, mal dienstags…)

Es sollte vorher abgesprochen werden, wann die Leistung erbracht werden soll (Feiertage sind sehr gut planbar.)

Zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses müssen weitere Tätigkeiten, neben der Tätigkeit an der Otto-von-Guericke Universität, angezeigt werden. Wird während des Vertragsverhältnisses eine weitere Tätigkeit aufgenommen, ist diese unverzüglich mit dem entsprechenden Formular „Erklärung zu weiteren Beschäftigungen“ anzuzeigen. Das Gleiche gilt, sollte eine weitere Beschäftigung beendet werden.

Persönliche Veränderungen, wie z. Bsp. Anschrift oder Kontodaten, sind ebenfalls unverzüglich durch das Formular „Veränderungsanzeige“ dem Dezernat Personalwesen bekannt zu geben.

Erwerbstätige Mütter stehen unter dem Schutz des Gesetzes. Werdende Mütter sollen ihre Schwangerschaft und den mutmaßlichen Tag der Entbindung dem Dezernat Personalwesen mitteilen, sobald ihnen ihr Zustand bekannt ist. Die OVGU kann so alle Maßnahmen zu ihrem Schutz einleiten und die Beschäftigungsverbote einhalten. Auf Verlangen muss das Zeugnis eines Arztes oder einer Hebamme vorlegt werden (Kopie Mutterpass). Das Dezernat Personalwesen muss die Aufsichtsbehörde unverzüglich von der Mitteilung der werdenden Mutter benachrichtigen.

Mutterschutzfrist

Es besteht kein Anspruch auf Nachgewährung, wenn die Mutterschutzfrist vor Ablauf des Arbeitsvertrages eintritt. Die Mutterschutzfrist beginnt 6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und endet normalerweise 8 Wochen nach der Geburt.

Kann man auf die Mutterschutzfrist verzichten?

Vor der Geburt dürfen Sie weiterarbeiten, wenn Sie das möchten. Ihr Arbeitgeber darf das aber nicht von Ihnen verlangen. Wenn Sie dies trotzdem wollen, teilen Sie Ihren Wunsch dem Dezernat Personalwesen schriftlich mit. Dann darf die Tätigkeit noch bis zur Geburt ausgeübt werden. Sie können Ihren Wunsch aber jederzeit wieder zurückziehen.

Nach der Geburt besteht ein generelles Beschäftigungsverbot.

Weitere Informationen z. Bsp. zur Beantragung von Mutterschaftsgeld erhalten Sie über die Webseite das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend.

https://familienportal.de/familienportal/familienleistungen/mutterschaftsleistungen

Bescheinigungen für das Jobcenter, Wohngeldantrag o.ä. werden im Dezernat Personalwesen abgegeben. Hier werden alle Daten zum Arbeitsvertrag eingetragen und zur weiteren Bearbeitung zum Finanzamt Dessau-Roßlau (Bezügestelle) weitergeleitet. Nach vollständiger Bearbeitung wird die Bescheinigung an die angebende Anschrift verschickt.

Die Gehaltsabrechnungen werden von der Bezügestelle über unsere Poststelle an die jeweiligen Bereiche geschickt. Dies erfolgt nur in den Monaten mit veränderter Zahlung. Sollte dennoch eine Verdienstbescheinigung benötigt werden, muss die jeweilige Bearbeitern in der Bezügestelle darüber informiert werden. Das Gleiche gilt für die jährliche Lohnsteuerbescheinigung.

Die Hilfskräfte sind verpflichtet Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Arbeitszeiterfassung spätestens am Ende des Monates der/dem Vorgesetzten zur Prüfung vorzulegen. Der/die Vorgesetzte hat das Dezernat Personalwesen unverzüglich zu informieren, sollte es zu nicht vereinbarten Differenzen bei der Einhaltung der Arbeitszeit kommen.

Bitte kontaktieren Sie zunächst Ihre*n Ansprechpartner im Dekanat. Wenn Ihnen dort nicht geholfen werden kann, wenden Sie sich an die Sachbearbeiterin im Dezernat Personalwesen.