Reisekostensoftware WinTrip®

Mit Beginn des Jahres 2021 startete an der OVGU für alle eingerichteten Kostenstellen die digitale Bearbeitung des Dienstreisegeschehens. In einer vorgehenden Pilotphase wurde WinTrip® über mehrere Monate ausgiebig getestet und in enger Zusammenarbeit mit I&K und einem Arbeitskreis, bestehend aus Vertreter:innen verschiedenster Einrichtungen der OVGU, auf unsere spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse angepasst.

Ziel war die Beibehaltung von Bewährtem und die Etablierung effektiverer, aussagefähigerer, statistisch verwertbarer Verfahren im Dienstreiseprozess. Beabsichtigt war natürlich auch die Entlastung der Anwender von Routineaufgaben, die Reduzierung der Mehrbelastung durch Wegfall von Doppelerfassungen, die Vermeidung von Medienbrüchen und die Kompensation durch Datentransfer und Schnittstellen.

Das Hauptaugenmerk lag darauf, die Stimmigkeit und Praktikabilität der Software zu gewährleisten, die Passfähigkeit der Daten in Verbindung mit den Schnittstellen zu unseren bereits verwendeten Personal- und Finanzverwaltungssystemen (HIS SVA und FSV) und nicht zuletzt die Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) D3 sowie an die universitäre Authentifizierung über das URZ zu gewährleiten. 

Neben diesen Veränderungen sind mit WinTrip® weitere Vorteile verbunden, wie z. B. die Etablierung eines umweltfreundlichen und papierlosen/-ärmeren, plausiblen Verfahrens sowie die schnellere Auszahlung der Reisekostenerstattung auf das Bezüge- und Gehaltskonto direkt nach der Abrechnung und die Anwendung der webbasierten Reisekostensoftware in deutscher und englischer Sprache.

Die Einführung, und damit die Ablösung der analogen Dienstreisebearbeitung durch eine digitale Lösung, an allen Stellen der OVGU wird vom K25–Kollegium begleitet und durch Schulungen und verschiedene Anleitungen zum Nachschlagen unterstützt. Darüber hinaus steht via Telefon, E-Mail oder Kontakt vor Ort das Kollegium der Reisekostenstelle für die Beantwortung individueller Fragen zur Verfügung.

Ggf. noch vorhandene und erkennbare Unstimmigkeiten bzw. konstruktive Verbesserungsvorschläge nimmt die Abteilung Reisekosten und Lehrbeauftragte gern entgegen.

Bitte beachten! Die nachfolgend aufgeführten Personenkreise können aktuell nicht in WinTrip® abgebildet werden:

• Gastprofessoren
• Lehrbeauftragte
• Externe Gutachter
• Externe Mitglieder von Gremien, Arbeitsgruppen, Kommissionen oder Berufungskommissionen an der OVGU
• Sonstige Externe, die im Auftrag der OVGU reisen
• Hochschullehrer im Ruhestand ohne Ruhestandsvereinbarung
• Studierende ohne Arbeitsverhältnis mit der OVGU
• Eingeschriebene Promovenden/Stipendiaten

Weitere Informationen dazu finden Sie in den FAQ.