Tipps/Empfehlungen der Reisekostenstelle

Stress auf Dienstreisen vermeiden – die Reisekostenstelle empfiehlt

Wer dienstlich viel verreist, ist heute hier, morgen dort und steht oft besonders unter Stress. Aus Erfahrungen im Dienstreisegeschehen rät die Reisekostenstelle K25 der OVGU folgendes:

• gute Vorbereitung

Eine Dienstreise kostet viel Zeit im Vorfeld und bei Nachbereitung. Deshalb sollte man Reisezeiten nach Möglichkeit verkürzen oder zusammenlegen (wo es sich anbietet, kombiniert man Termine und nutzt so Synergien).

• Antizyklisches Reisen:

Um volle Züge und Straßen zu vermeiden, sollte man möglichst antizyklisch reisen, d. h., nicht unbedingt am Montagmorgen losfahren, denn da ist viel unterwegs los (Zeit, Stress und höhere Kosten können so minimiert werden).

• Optimierung des Reiseverlaufs bei wiederkehrenden Reisen i.R.v. Projekten

Hat man eine günstige Verbindung gefunden, sollte man immer wieder diese wählen, immer auch das gleiche Hotel; dann hat man auch immer die gleiche Abrechnung (Planungsaufwand sinkt und erleichtert die Umsetzung vor Ort).

• „Plan B“ abrufen, wenn es zu unerwarteten Problemen kommt

Wenn trotz guter Vorbereitung z.B. Unwetter, lahmgelegter Bahnverkehr oder verzögerte Flüge zusätzliche Probleme schaffen, sollte man ruhig bleiben, sich nicht aufregen, sondern die Situation so akzeptieren und Plan B abrufen und z. b. die Zeit für einen Kaffee und Lesen.

• Unsicherheitsfaktoren ausschließen

Wer auf Dienstreisen, insbes. im Ausland, mit einer fremden Sprache, ungewohnten Verkehrsmitteln oder fremden Kulturen konfrontiert ist, kann Stress durch die Wahl der Unterkunft reduzieren, indem z.B. ein Zimmer in einer Hotelkette gebucht wird (hier gibt’s meist weniger unerwartete Überraschungen) oder in der Nähe vom Bahnhof oder Flughafen.

• Leerlaufzeiten ausnutzen

Sofern auf Geschäftsreisen „Leerzeiten“ entstehen, kann man hier einfacherer 10-15 Minuten andauernde Aufgaben erledigen (die keine Hochkonzentration verlangen), wie z.B. kurze online Abfragen beantworten, Reisekosten abrechnen, Präsentationslayout überarbeiten, etc. Oder man genießt die Fahrt oder das Warten, um sich etwas auszuruhen vorm Dienstgeschäft.

Die Reisekostenstelle der OVGU wünscht Ihnen allseits eine gute erfolgreiche Reise